GoHighLevel und DSGVO
Datenschutzkonform mit HighLevel arbeiten
Disclaimer: Dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung. Bitte ziehe bei rechtlichen Fragen einen Anwalt oder Datenschutzexperten hinzu. Du bist selbst dafür verantwortlich, wie du die folgenden Informationen umsetzt.
📌 GoHighLevel DSGVO – Alle wichtigen Infos auf einen Blick
Einführung: GoHighLevel & Datenschutz im DACH-Raum
GoHighLevel (oft einfach HighLevel genannt) ist ein mächtiges All-in-One Marketing- und CRM-Tool – aber wie steht es um die DSGVO-Konformität? Wenn du in Deutschland, Österreich oder der Schweiz (DACH) mit GoHighLevel arbeitest oder dessen Einsatz planst, hast du dich sicher schon gefragt, ob das Tool datenschutzkonform genutzt werden kann. Die kurze Antwort: Ja, du kannst GoHighLevel DSGVO-konform einsetzen – wenn du ein paar wichtige Maßnahmen beachtest. In diesem Guide erfährst du praxisnah und Schritt-für-Schritt, worauf es ankommt, um GoHighLevel rechtssicher zu nutzen. Keine Panik: Mit dem richtigen Vorgehen musst du keine Angst vor Datenschutz-Problemen haben. Stattdessen zeigen wir dir, wie du typische Stolperfallen umgehst, Double Opt-In einrichtest, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt, Cookies korrekt einbindest und alle Kommunikationswege (E-Mail, SMS, WhatsApp etc.) datenschutzgerecht nutzt. So holst du das Maximum aus GoHighLevel heraus, ohne schlaflose Nächte wegen der DSGVO zu riskieren. Los geht’s!
Auftragsverarbeitung und Datenverarbeitung in den USA
GoHighLevel ist ein externer Dienstleister, der für dich personenbezogene Daten verarbeitet (z.B. Kontakte, Leads, Kundendaten). Daher bist du als Nutzer die verantwortliche Stelle (“Verantwortlicher”) und GoHighLevel agiert als “Auftragsverarbeiter”. Für die DSGVO-Konformität bedeutet das vor allem zwei Dinge: Du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit GoHighLevel, und du musst den Umgang mit US-Servern korrekt handhaben.
AV-Vertrag mit GoHighLevel abschließen: HighLevel Inc. stellt einen aktuellen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, den du unbedingt abschließen solltest. In der Regel ist dieser AVV bereits Bestandteil der Geschäftsbedingungen von GoHighLevel – das heißt, beim Nutzen der Plattform stimmst du ihm zu. Dennoch empfiehlt es sich, eine schriftliche Kopie zu haben. Du kannst den AV-Vertrag über die offiziellen HighLevel-Webseiten einsehen und bei Bedarf einen von HighLevel gegengezeichneten Vertrag erhalten. Dieser Vertrag regelt, welche Daten GoHighLevel in deinem Auftrag verarbeitet, welche Sicherheitsmaßnahmen gelten und dass GoHighLevel die DSGVO einhält. Wichtig: Schließe den AVV vor oder spätestens zum Start der Nutzung ab, damit die Verarbeitung rechtlich auf sicheren Beinen steht.
Serverstandort USA – Problem oder nicht? Ein Hauptanliegen vieler DACH-Nutzer: GoHighLevel hostet Daten auf Servern in den USA. Aufgrund von Gerichtsurteilen (Stichwort Schrems II) war der Datentransfer in die USA in der Vergangenheit unsicher, da das Privacy Shield Abkommen gekippt wurde. Aber die gute Nachricht: Seit 2023 gibt es das EU–US Data Privacy Framework. GoHighLevel ist mittlerweile nach diesem Datenschutz-Abkommen zertifiziert. Das bedeutet, dass GoHighLevel sich vertraglich verpflichtet hat, EU-Daten gemäß EU-Standards zu schützen – trotz Serverstandort in den USA. Zusätzlich sind im AV-Vertrag mit GoHighLevel die EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) enthalten, die einen rechtlichen Rahmen für den Datentransfer bilden.
In der Praxis kannst du GoHighLevel also legal in Deutschland nutzen, solange du:
Einen AV-Vertrag mit HighLevel abgeschlossen hast,
Deine Kunden/Nutzer in der Datenschutzerklärung darüber informierst, dass du GoHighLevel einsetzt und Daten in die USA übertragen werden (dazu später mehr),
Für besonders sensible Daten ggf. zusätzliche Einwilligungen oder Schutzmaßnahmen erwägst (in der Regel verarbeitet man über GoHighLevel aber hauptsächlich Kontaktdaten und Kommunikationsinhalte, was mit obigen Maßnahmen abgedeckt ist).
Wichtig zu wissen: Theoretisch könnten strengere Auslegungen von Datenschutzbehörden den USA-Transfer kritisch sehen. Doch dank der neuen EU-US Datenschutzvereinbarung und vertraglicher Absicherungen bewegt man sich inzwischen in einem akzeptierten Rahmen. Viele Unternehmen in DACH nutzen weiterhin US-Tools wie GoHighLevel – ausschlaggebend ist, dass du offenlegst und absicherst, was mit den Daten passiert.
Sicherheit und Zertifizierungen: GoHighLevel unternimmt selbst viel, um Daten zu schützen. Die Plattform bietet u.a. Verschlüsselung der Datenübertragung (SSL), regelmäßige Sicherheitsupdates und hat transparente Listen aller Unterauftragsverarbeiter (wie z.B. Hosting-Provider, E-Mail-Dienstleister etc.). Zusätzlich ist GoHighLevel wie erwähnt EU-Datenschutz-zertifiziert. Trotzdem solltest du auf eigene Sicherheitsmaßnahmen achten: Nutze starke Passwörter, aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung für deinen GoHighLevel-Login und gib Zugänge nur an Personen, die sie wirklich benötigen. Damit erfüllst du auch die DSGVO-Anforderungen an Datensicherheit (Integrität und Vertraulichkeit).
Hinweis für Agenturen: Wenn du GoHighLevel als Agentur für deine Kunden einsetzt, denke daran, dass du nicht nur mit GoHighLevel einen AVV brauchst, sondern auch mit deinen Kunden. In dem Fall bist du nämlich der Auftragsverarbeiter für deine Kunden (und GoHighLevel dein Unterauftragsverarbeiter). Stelle also sicher, dass auch zwischen dir und jedem Kunden ein Auftragsverarbeitungsvertrag existiert, der den Einsatz von GoHighLevel abdeckt.
Double Opt-In und Einwilligungen in GoHighLevel
Ein zentrales Thema für DSGVO-Konformität ist die Einwilligung der Nutzer, insbesondere bei E-Mail-Marketing. In Deutschland gilt faktisch: Newsletter und werbliche E-Mails nur mit Double Opt-In. GoHighLevel kommt aus den USA, wo Double Opt-In nicht überall Pflicht ist – aber keine Sorge: Du kannst es in GoHighLevel problemlos umsetzen! Hier zeigen wir dir, wie.
Warum Double Opt-In? Double Opt-In bedeutet, dass sich jemand zweifach bestätigt für deinen Newsletter/Verteiler anmeldet: Erst meldet er sich über ein Formular an, dann bestätigt er die Anmeldung nochmals per Klick in einer Bestätigungs-E-Mail. Dadurch wird sichergestellt, dass niemand unerlaubt fremde E-Mail-Adressen einträgt. In DACH ist diese Praxis Standard und wird von Gerichten und Aufsichtsbehörden verlangt, um Einwilligungen nachweisen zu können. Für dich bedeutet das: Willst du rechtssicher E-Mails versenden, führe das Double Opt-In Verfahren ein.
Double Opt-In in GoHighLevel einrichten – Schritt für Schritt: GoHighLevel hat keine vorgefertigte DOI-Funktion per Knopfdruck, aber du kannst es mit den Bordmitteln (Formularen, Workflows und Tags) sehr gut abbilden. Ein mögliches Vorgehen ist:
Anmelde-Formular erstellen: Erstelle in GoHighLevel ein Formular für die Newsletter-Anmeldung (oder nutze ein bestehendes). Dieses Formular platzierst du auf deiner Webseite oder Funnel-Seite. Lasse dir mind. die E-Mail-Adresse geben (ggf. Vorname für Personalisierung).
Trigger für Bestätigungs-Mail einrichten: Baue einen Workflow (Automation), der durch die Formular-Absendung gestartet wird. Dieser Workflow soll eine Bestätigungs-E-Mail an den neuen Kontakt versenden. In dieser Mail erklärst du dem Empfänger, dass er seine Anmeldung bestätigen muss. Füge einen eindeutigen Bestätigungs-Link ein. Hier kommt GoHighLevel’s Trigger-Link-Funktion ins Spiel: Du kannst einen speziellen Link generieren, der einen automatischen Trigger auslöst, sobald er geklickt wird. Diesen fügst du als “Jetzt Anmeldung bestätigen”-Button in die Mail ein.
Bestätigungsseite bereitstellen: Der Bestätigungs-Link sollte auf eine einfache Danke/Bestätigt-Seite führen (z.B. eine GoHighLevel-Funnel-Seite), auf der du dem Nutzer mitteilst, dass alles geklappt hat. Diese Seite kann ruhig unspektakulär sein – wichtig ist der Automatismus dahinter.
Workflow für Link-Klick (Bestätigung) erstellen: Lege einen zweiten Workflow an, der durch den Klick auf den Trigger-Link ausgelöst wird. (In GoHighLevel kannst du einen Workflow-Trigger vom Typ “Link clicked” oder spezifisch “Trigger Link geklickt” nutzen.) In diesem Workflow legst du fest, was passieren soll, wenn jemand den Bestätigungslink angeklickt hat: typischerweise Kontakt als “verifiziert” markieren. Das kannst du z.B. tun, indem du dem Kontakt ein Tag gibst wie “Double-Opt-In bestätigt” oder ein benutzerdefiniertes Feld “Bestätigt: Ja” setzt. Optional kannst du hier auch gleich ein Willkommens-E-Mail versenden oder den Kontakt in eine bestimmte Kampagne/Liste aufnehmen.
Nach Bestätigung filtern: Stelle sicher, dass du Newsletter oder Massen-E-Mails nur an bestätigte Kontakte sendest. Das heißt, alle E-Mail-Workflows oder Kampagnen sollten idealerweise eine Bedingung haben, die prüft, ob der Kontakt das DOI-Tag besitzt (oder das Feld “Bestätigt” = Ja). Nicht bestätigte Kontakte erhalten dann keine Mail (bzw. höchstens nochmal eine Erinnerung zur Bestätigung, wenn du das einbauen möchtest).
Auf diese Weise hast du einen sauberen Double Opt-In Prozess in GoHighLevel. Du bewahrst damit auch gleich den Nachweis, wann und wie jemand eingewilligt hat (über den Workflow-Log und das vergebene Tag/Datum). Sollte jemand die Einwilligung später bestreiten, kannst du zeigen: am soundsovielten hat Person X ihre E-Mail bestätigt.
Praxis-Tipp: Du kannst zusätzlich das Datum der Bestätigung speichern, etwa in einem benutzerdefinierten Feld “Bestätigungsdatum”. Im Workflow, der beim Link-Klick ausgelöst wird, fügst du dann als Aktion “Feld aktualisieren: Bestätigungsdatum = Jetzt” ein. So hast du im Datensatz vermerkt, wann genau die Einwilligung erfolgte. Das ist zwar kein Muss, aber ein Nice-to-have für maximale Nachweispflicht.
Double Opt-In für SMS/WhatsApp? Für E-Mail ist DOI Pflicht, aber was ist mit SMS oder WhatsApp-Opt-ins? Grundsätzlich benötigen alle werblichen Kontaktaufnahmen eine vorherige Einwilligung des Empfängers, egal über welchen Kanal. Ein SMS-Newsletter wäre also genauso nur mit nachweisbarer Einwilligung zulässig. Praktisch läuft das oft so: Der Nutzer meldet sich über ein Formular an und bestätigt per Double Opt-In (E-Mail). In diesem Formular könntest du zusätzlich anbieten: “Möchtest du Infos auch per WhatsApp/SMS erhalten? [Ja]”. Wenn ja, solltest du das ebenfalls festhalten (z.B. per extra Checkbox oder durch eine separate Bestätigungsnachricht). GoHighLevel unterstützt WhatsApp-Business-Integration über die offizielle API – hier muss der Empfänger aktiv zustimmen, z.B. indem er selbst eine WhatsApp-Nachricht an dich initiiert oder in einem Formular angibt “Bitte kontaktiere mich via WhatsApp”. Ein separates Double Opt-In per WhatsApp ist nicht üblich, aber du brauchst auf jeden Fall irgendeine Form von Opt-In (sonst wäre es unaufgeforderte Werbung). Zusammengefasst: Für SMS/WhatsApp gelten die gleichen Grundsätze – Ohne Erlaubnis keine Nachrichten. Dokumentiere am besten via Tags oder Notizen, wer welchem Kanal zugestimmt hat (z.B. Tag “WhatsApp erlaubt”).
Was ist mit normalen Kontaktanfragen? Nicht jede Nachricht erfordert Double Opt-In. Wenn dir jemand über ein Kontaktformular eine Anfrage schickt oder den Chat-Widget nutzt, um dich direkt anzuschreiben, handelt es sich um eine vorvertragliche Maßnahme – sprich, der Interessent hat selbst aktiv Kontakt aufgenommen. In diesem Fall brauchst du keine Double-Opt-In-Bestätigung, um ihm zu antworten. Du darfst auf seine Anfrage direkt per E-Mail oder Telefon reagieren, da dies zur Bearbeitung seines Anliegens nötig ist. Aber: Nutze diese Daten nicht zweckentfremdet. Ein Beispiel: Jemand fragt über das Kontaktformular nach einem Angebot – du darfst ihm antworten und das Angebot schicken. Du darfst ihm aber nicht einfach später ungefragt deinen Newsletter schicken, weil dafür wieder eine explizite Einwilligung fehlt. Solche Kontakte (ohne DOI) solltest du also nicht in Marketing-Kampagnen übernehmen. Halte deine Leads sauber getrennt: Kontakte, die nur angefragt aber nichts abonniert haben, vs. Kontakte, die sich explizit für Marketing angemeldet haben. Mit GoHighLevel kannst du z.B. mit verschiedenen Tags oder Pipelines arbeiten, um diese Kategorien auseinanderzuhalten.
Cookie-Handling und Tracking – so bleibt deine Seite DSGVO-konform
Wenn du GoHighLevel für Funnels, Webseiten oder das Chat-Widget einsetzt, spielt auch das Thema Cookies und Tracking eine Rolle. Webseiten im DACH-Raum benötigen bekanntlich einen Cookie-Hinweis bzw. Consent-Banner, sofern nicht nur technisch notwendige Cookies gesetzt werden. Schauen wir uns an, was bei GoHighLevel zu beachten ist und wie du Cookies korrekt einbindest.
Welche Cookies setzt GoHighLevel? GoHighLevel selbst setzt vergleichsweise wenige Cookies, aber es setzt welche – je nach genutzter Funktion:
Tracking-Cookies: Wenn du den GoHighLevel Tracking Code auf deiner Webseite einbindest (um z.B. das Chat-Widget oder Analytics von HighLevel zu nutzen), kann ein Cookie gesetzt werden, um Besucher über Seiten hinweg wiederzuerkennen. Das hilft z.B., dass ein Kontakt im Chat identifiziert bleibt oder dass die Herkunft eines Leads nachverfolgt wird. Diese Cookies sind nicht “essenziell” zum Betreiben der Website, sondern dienen Marketing/Zwecken, also zustimmungspflichtig.
Chat-Widget: Das HighLevel-Chatwidget (Web-Chat) setzt möglicherweise Cookies oder nutzt den Local Storage, um z.B. eine laufende Chat-Konversation zu speichern (damit der Chat nicht jedes Mal von vorn beginnt). Auch hier gilt: ohne Einwilligung nur anzeigen, wenn es technisch erforderlich ist. Ein Chat kann man als vom Nutzer initiierte Kommunikation betrachten – dennoch ist es ratsam, das Laden des Chatwidgets erst nach Consent zu erlauben, da es Verbindungen zu HighLevel-Servern aufbaut.
Analyse und Funktionen: GoHighLevel-Funnels könnten ebenfalls Cookies verwenden, etwa um Formulardaten vorzufüllen (Sticky Contact-Funktion) oder um A/B-Test-Informationen zu speichern. Solche Dinge solltest du immer im Hinterkopf haben.
Cookies in der Datenschutzerklärung erwähnen: Vergiss nicht, in deiner Datenschutzerklärung auf die Verwendung von Cookies hinzuweisen – sowohl allgemein, als auch konkret für GoHighLevel, falls z.B. das Chatwidget eingesetzt wird. Schreib z.B., dass deine Website ein Chat-Tool nutzt, das Cookies verwenden kann, und dass dieses nur mit Einwilligung geladen wird. Die meisten Cookie-Banner-Anbieter stellen sogar fertige Textbausteine bereit, die du adaptieren kannst.
CRM-Daten, Tagging und Nutzerverwaltung in GoHighLevel
Neben Einwilligungen und technischen Maßnahmen musst du auch im täglichen Umgang mit den Daten ein paar Regeln beachten. Schließlich speicherst du in GoHighLevel persönliche Informationen von Leads und Kunden. Hier erfährst du, wie du personenbezogene Daten im CRM DSGVO-gerecht verwaltest, eine sinnvolle Tagging-Logik aufbaust und worauf du bei der Nutzerverwaltung achten solltest.
Datenminimierung & Speicherbegrenzung: Die DSGVO verlangt, dass du nur Daten erhebst, die für den Zweck nötig sind, und sie nicht länger als notwendig speicherst. Überlege dir also gut, welche Felder du in GoHighLevel wirklich brauchst. Frage im Formular nicht mehr Daten ab als sinnvoll (z.B. für einen Newsletter reicht Name und E-Mail; Telefonnummer nur wenn du wirklich per SMS/Call nachfassen willst). Sammle keine sensiblen Daten (wie Gesundheitsinfos, politische Meinungen etc.) über GoHighLevel, sofern nicht absolut erforderlich – das vermeidet von vornherein heikle Kategorien. Lege auch fest, wie lange du verschiedene Arten von Kontakten speicherst: Einen reinen Lead, der nichts gekauft hat, musst du nicht ewig im System behalten. Du könntest z.B. sagen: “Kontakte, die 2 Jahre inaktiv sind, werden gelöscht.” GoHighLevel bietet (Stand heute) keine Automatik zum Löschen nach Frist, das müsstest du manuell oder per Export/Import erledigen. Aber es lohnt sich, regelmäßig einen Blick reinzuwerfen und alte Datensätze zu entfernen.
Betroffenenrechte umsetzen (Auskunft, Löschung, etc.): Sollte dich jemand kontaktieren und z.B. Auskunft verlangen, welche Daten du von ihm gespeichert hast (Datenschutzauskunft nach Art. 15 DSGVO), kannst du das relativ leicht erfüllen. In GoHighLevel kannst du die Person über die Suche finden und dann alle hinterlegten Informationen (Kontaktinformationen, Interaktionen, Notizen, Konversationen) exportieren oder kopieren. Ein spezieller “Datenexport für Person” Button existiert meines Wissens nicht, aber du kannst notfalls einen CSV-Export aller Kontakte machen und die Zeile der Person herausfiltern. Etwas manueller: Du kannst die relevanten Infos auch schlicht in einer Antwort mailen (sofern überschaubar). Ähnlich bei Löschanfragen: Du kannst den Kontakt in GoHighLevel einfach löschen. Damit werden alle zugehörigen Daten aus deinem Account entfernt – inklusive Chat-Verlauf, E-Mails, Notizen. (Beachte: Ggf. verbleiben Daten einige Zeit in Backups von GoHighLevel, aber darauf hast du keinen Zugriff, und gemäß AVV werden diese auch nach kurzer Zeit überschrieben.) Wichtig ist: Reagiere zeitnah (innerhalb 1 Monats) auf solche Anfragen. GoHighLevel bietet dir die Werkzeuge, du musst sie nur nutzen. Es empfiehlt sich, einen Prozess festzulegen: z.B. ein Tag “Löschanfrage” setzen, sofort manuell löschen und vielleicht noch eine Notiz intern, damit du weißt, dass diese Person nicht mehr kontaktiert werden darf. Tipp: Du kannst auch in einem solchen Fall statt sofortigem Löschen den Kontakt erstmal auf “Nicht mehr kontaktieren” setzen (z.B. alle Tags entfernen außer einem “DO NOT CONTACT”) – so stellst du sicher, dass während der Frist kein Versehen passiert. Sobald gelöscht, ist die Person ja komplett weg. Aber geh hier nach der rechtlichen Vorgabe: wenn keine Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, musst du auf Wunsch löschen.
DSGVO-konforme Tagging-Logik: Tags sind eines der mächtigsten Tools in GoHighLevel, um Kontakte zu organisieren – und sie helfen dir auch beim Datenschutz. Mit einer durchdachten Tagging-Strategie kannst du Einwilligungen, Herkunft und Status von Kontakten sauber dokumentieren. Ein paar bewährte Ansätze:
Einwilligungs-Tags: Vergib Tags für erteilte Einwilligungen. Beispiele: “Newsletter Opt-In” (für jemanden, der dein DOI abgeschlossen hat), “SMS Opt-In”, “WhatsApp Opt-In”. Diese Tags werden idealerweise automatisch durch Workflows vergeben (siehe Double Opt-In oben). So weißt du immer, welcher Kontakt wofür Zustimmung gegeben hat. Umgekehrt könntest du auch Tags für Opt-Outs nutzen wie “Newsletter Abmeldung” – wobei GoHighLevel E-Mail-Abmeldungen ohnehin automatisch handhabt (der Status des Kontakts wird auf “unsubscribed” gesetzt, und er bekommt keine Mails mehr, auch ohne Tag). Dennoch kann ein Tag nützlich sein, z.B. wenn du jemanden manuell rausnimmst.
Quellen-Tags: Markiere, woher der Kontakt stammt. Z.B. “Quelle: Kontaktformular Website”, “Quelle: Facebook Lead Ad”, “Quelle: Messe Leadliste 2025” usw. Warum ist das datenschutzrelevant? Weil du so im Nachhinein nachvollziehen kannst, auf welcher Grundlage der Kontakt in deinem System gelandet ist. Ein Beispiel: Alle mit “Quelle: Kontaktformular Website” haben lediglich eine Anfrage gestellt (noch kein Marketing-Opt-In). Diese solltest du anders behandeln als z.B. “Quelle: Newsletter-Anmeldung Landingpage” (die wollten Marketing). Im Zweifel kannst du Kontakte ohne Werbe-Einwilligung segmentieren und sicherstellen, dass du ihnen keine Werbung schickst.
Status-Tags: Du kannst auch Tags nutzen, um den aktuellen Status eines Kontakts festzuhalten, etwa “Kunde”, “Lead”, “Inaktiv”, “Wartet auf DOI-Bestätigung” etc. Gerade “Wartet auf DOI” könntest du automatisch vergeben, wenn jemand Formular ausfüllt, und dann beim Bestätigen wieder entfernen. So hättest du jederzeit eine Liste, wer noch nicht bestätigt hat und könntest ggf. eine Reminder-Mail schicken (natürlich nur 1-2 Mal, nicht nerven).
Keine sensiblen Daten als Tag: Vermeide es, sensible Infos im Klartext als Tag zu speichern. Ein Beispiel: Statt Tag “hat Krankheit XYZ” (sensible Gesundheitsdaten!) lieber solche Infos in Freitext-Notizen und nur wenn nötig. Grund: Tags sieht eventuell jeder Nutzer deines CRM sofort und sie werden auch eventuell in Automationen breit verwendet. Notizen oder separate Felder kann man gezielter schützen. Allgemein aber: Frage solche Daten nur ab, wenn’s wirklich relevant ist (meistens nicht in Marketing-Automation).
Nutzer- und Rechteverwaltung: Wenn mehrere Personen in deinem Unternehmen mit GoHighLevel arbeiten, solltest du die Zugriffsrechte kontrollieren. Die DSGVO verlangt “Privacy by Design” und “Need-to-know-Prinzip” – also jeder sollte nur Zugriff auf Daten haben, die er für seine Aufgabe braucht. In GoHighLevel kannst du Team-Mitglieder mit verschiedenen Berechtigungen anlegen (z.B. nur Leserechte auf Kontakte, nur bestimmte Pipelines, kein Zugang zu Einstellungen, etc.). Mache davon Gebrauch! Gib z.B. dem Vertrieb Zugriff auf Leads und Deals, aber vielleicht nicht auf alle Einstellungen; deinem Marketing-Team Zugriff auf E-Mails und Kampagnen, aber nicht unbedingt auf Abrechnungsdaten usw. Besonders wenn du freelancer oder externe Helfer ins System holst, lege individuelle Logins an und teile die Rechte restriktiv zu. So vermeidest du, dass jemand versehentlich (oder unbefugt) Daten sieht oder ändert, die er nicht sollte.
Datenschutz in Agentur-Accounts: GoHighLevel ist bei Agenturen beliebt, weil man Mandanten über Sub-Accounts verwalten kann. Achte hier streng darauf, dass die Daten der einzelnen Mandanten sauber getrennt bleiben. Glücklicherweise erzwingt das System diese Trennung: Ein Sub-Account ist abgeschottet von den anderen. Stelle sicher, dass du keine Daten exportierst und in falschen Accounts importierst o.ä. – klingt logisch, aber in der Hektik könnte man mal durcheinander kommen. Außerdem: Wenn du Mandanten Zugänge zu “ihrem” HighLevel-Bereich gibst, stelle sicher, dass sie auch wirklich nur ihren Bereich sehen. (In der Regel lädt man sie dann als Benutzer in ihrem Sub-Account ein, was völlig okay ist.) So bleibt die Mandantentrennung gewahrt, was ein wichtiger Datenschutzgrundsatz ist.
Logging und Nachvollziehbarkeit: Falls relevant, behalte im Hinterkopf, dass GoHighLevel nicht jede Aktion bis ins Letzte protokolliert (wie ein Audit-Log). Bedeutet: Wenn jemand einen Datensatz ändert oder löscht, siehst du das nicht unbedingt im Nachhinein. Deshalb interne Empfehlung: Schult eure Mitarbeiter darauf, vorsichtig und bewusst mit Daten umzugehen. Löscht keine Kontakte “zum Spaß” oder ohne Grund, ändert nicht wahllos Felder usw. Für euer Qualitätsmanagement kann es sinnvoll sein, kritische Änderungen zu dokumentieren (z.B. wenn ein Kunde die Einwilligung mündlich widerruft und ihr daraufhin das Opt-In Tag entfernt, notiert das kurz im Datensatz). So könnt ihr auch später noch nachvollziehen, was passiert ist, selbst wenn das System es nicht automatisch protokolliert.
Kommunikation per E-Mail, SMS & WhatsApp datenschutzkonform nutzen
GoHighLevel glänzt als Multi-Kanal-Marketingplattform – E-Mails, SMS, WhatsApp, Messenger, alles aus einem Tool. Doch bei all diesen Kommunikationswegen musst du die jeweiligen Datenschutz- und Werberegeln beachten. Hier fassen wir die wichtigsten Punkte zusammen, damit deine Kundenkommunikation über GoHighLevel DSGVO- und UWG-konform bleibt.
E-Mail-Marketing: E-Mails sind vermutlich dein Hauptkanal. Damit bist du in guter Gesellschaft – aber halte dich an die Spielregeln: Für Newsletter und Marketing-E-Mails gilt, wie oben betont, Double Opt-In Pflicht. Also nur Kontakte anschreiben, die das auch bestätigt haben. Ausnahmen: Transaktionale E-Mails (z.B. Bestellbestätigung, Passwort-Reset, Terminbestätigung) darfst du ohne Opt-In versenden, da sie zur Vertragserfüllung nötig sind. Auch Bestandskunden darf man unter engen Voraussetzungen Infos zu ähnlichen Produkten schicken, wenn sie bei Erhebung der E-Mail nicht widersprochen haben (das regelt §7 UWG in Deutschland) – aber darauf würde ich mich nicht ohne Weiteres verlassen, es sei denn, du kennst dich gut aus. Sicherer ist immer, eine Einwilligung einzuholen.
Impressum und Abmeldung in jeder Mail: Ganz wichtiger Punkt für DACH: Jede geschäftliche E-Mail muss ein Impressum enthalten – das ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben (Telemediengesetz/UWG). Achte also darauf, dass in deinen E-Mail-Templates am Fuß deine vollständigen Absenderinformationen stehen: Firmenname, Adresse, Kontakt (und idealerweise Link zur Datenschutzerklärung). Ebenso Pflicht ist ein Abmeldelink in jeder Newsletter-/Marketing-Mail. GoHighLevel hat die Möglichkeit, einen Unsubscribe-Link einzufügen (Platzhalter [[unsubscribe]] in E-Mails). Setze diesen Link unbedingt ein, damit Empfänger sich jederzeit selbst abmelden können. Das ist nicht nur gesetzlich Pflicht, sondern zeigt auch, dass du fair kommunizierst. GoHighLevel verarbeitet Abmeldungen automatisch: Wenn jemand auf “Unsubscribe” klickt, wird er in deinem System entsprechend markiert und erhält keine weiteren Mails über die Bulk-Mail-Funktion. Dennoch solltest du im Zweifel auch manuell einen Blick drauf werfen – wenn dir jemand persönlich schreibt “bitte keine Mails mehr”, dann setze ihn manuell auf eine Suppression-Liste oder lösche den Kontakt.
SMS-Marketing: SMS werden seltener für Marketing genutzt als E-Mail, aber GoHighLevel bietet z.B. über Twilio die Möglichkeit, SMS an Leads zu senden (für Termineinladungen, Follow-ups etc.). Hier gilt wie bei E-Mail: Werbe-SMS nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung. Praktisch sieht das so aus, dass du SMS vor allem für bestehende Kontakte/Kunden nutzt, z.B. um Termin-Erinnerungen zu schicken (das ist erlaubt, da es Bestandteil der vom Kunden gewünschten Dienstleistung ist). Wenn du allerdings kalte Leads per SMS anschreiben würdest (“Hallo, hier ist Angebot XY”) – das wäre unzulässig ohne Opt-In. Im Zweifelsfall hol dir schriftlich die Zustimmung, z.B. per Checkbox “Ich möchte auch per SMS kontaktiert werden” im Kontaktformular. Dokumentiere das (z.B. durch – genau – ein Tag “SMS Opt-In”). Beachte auch: In Deutschland müssen Werbe-SMS ähnlich wie E-Mails einen Abmeldehinweis enthalten. Klassischerweise schreibt man am Ende “Antworte mit ‘STOP’, um keine weiteren SMS zu erhalten.” Wenn der Empfänger “STOP” zurückschickt, musst du ihn aus der Liste nehmen. Twilio unterstützt das sogar: Standardmäßig werden solche Antworten erkannt und die Nummer auf eine Opt-Out-Liste gesetzt. Verlasse dich aber nicht blind darauf – teste es und behalte im Blick, wer “STOP” sendet. Diese Personen dann in GoHighLevel ggf. mit Tag “SMS Opt-Out” versehen, um sicherzugehen.
WhatsApp-Kommunikation: GoHighLevel ermöglicht die Anbindung von WhatsApp Business. WhatsApp ist im Marketing tricky, weil es hier neben DSGVO auch die WhatsApp-Richtlinien gibt. Grundsätzlich darfst du jemanden nur per WhatsApp kontaktieren, wenn er dem zugestimmt hat und WhatsApp eine zulässige Grundlage sieht. Optimal ist es, wenn der Interessent selbst den ersten Schritt tut, z.B. dich über WhatsApp kontaktiert oder in einem Formular seine Nummer für WhatsApp angibt und aktiv bestätigt “Ja, kontaktiert mich per WhatsApp”. Halte diese Zustimmung schriftlich fest (wieder: in deiner Datenbank vermerken, z.B. in einem Feld “WhatsApp Opt-In am [Datum]”). Für WhatsApp Business API musst du zudem sogenannte Vorlagen verwenden, die von WhatsApp geprüft werden, insbesondere für die erste Nachricht (z.B. die Bestätigungsnachricht oder Info-Nachrichten). Sorge dafür, dass diese Vorlagen neutral und nicht zu werblich sind, sonst lehnt WhatsApp sie ab. Typischer Anwendungsfall: Jemand bucht einen Termin – du schickst per WhatsApp eine Terminbestätigung oder Erinnerung. Das ist okay, weil es transaktional ist. Für reine Werbung gilt auch hier: Finger weg ohne Opt-In. Wenn du einen Newsletter via WhatsApp verschicken willst, brauchst du dazu explizit die Einwilligung für WhatsApp.
Vertraulichkeit bei Nachrichten: Egal ob E-Mail, SMS oder WhatsApp – achte darauf, keine hochsensiblen Daten unverschlüsselt zu versenden. GoHighLevel ist nicht dafür gedacht, z.B. medizinische Befunde per WhatsApp zu übermitteln oder Passwörter im Klartext zu mailen. Solche Dinge würden aber die meisten ohnehin nicht tun. Erwähne es der Vollständigkeit halber: Halte dich an den Grundsatz der Datenminimierung auch in Nachrichten. Versende nur, was nötig ist und was unproblematisch ist, falls mal jemand anderes mitliest. (Zum Beispiel würde ich keine Kreditkartennummer in einer SMS bestätigen – lieber dem Kunden raten, sich im sicheren Portal einzuloggen.)
Zusammengefasst: Du kannst alle Kommunikationskanäle von GoHighLevel sicher nutzen, solange du die Opt-In-Regeln beachtest, jede Nachricht mit den nötigen Infos versiehst und den Willen der Empfänger respektierst. Dann steht deiner Multi-Channel-Kampagne nichts im Wege – und die DSGVO bleibt eingehalten.
Community & Hilfe: Datenschutz-Unterstützung durch Martin Dellwing und Jasmin Lieffering
Du bist nicht alleine mit deinen Fragen rund um GoHighLevel und DSGVO! In der deutschsprachigen HighLevel-Community gibt es großartige Unterstützung – allen voran durch Martin Dellwing und Jasmin Lieffering. Martin Dellwing, der GoHighLevel im DACH-Raum bekannt gemacht hat, betreibt gleich drei Communities, in denen du dich mit anderen Nutzern austauschen und Rat einholen kannst. Die Datenschutzexpertin Jasmin Lieffering (TÜV-zertifizierte Datenschutzbeauftragte mit viel GoHighLevel-Erfahrung) ist in allen diesen Communities aktiv und hilft mit ihrem Know-how. Bei Bedarf bietet sie auch individuelle Zusammenarbeit an, falls du für dein konkretes Projekt Profi-Unterstützung möchtest. Hier die Community-Anlaufstellen:
GoHighLevel Facebook-Gruppe (“GoHighLevel Deutschland – Expertennetzwerk DACH”) – Die größte und kostenlose Facebook-Community für HighLevel im deutschsprachigen Raum. Hier tummeln sich Agenturen, Freelancer, Marketer und Unternehmer. Du kannst Fragen stellen, Erfahrungen teilen und erhältst schnelle Hilfe von Gleichgesinnten. Jasmin ist ebenfalls Mitglied der Gruppe und beantwortet dort gezielt Datenschutz-Fragen. Egal ob du über Martin’s Empfehlungslink Kunde wurdest oder nicht – jeder ist willkommen!
GoHighLevel Starter Community (auf GoKollab) – Eine offene, plattformbasierte Community abseits von Facebook, ideal für Anfänger und Umsteiger. Hier lernst du HighLevel von Grund auf in deutscher Sprache, ohne vom Social-Media-Lärm abgelenkt zu werden. Gemeinsam mit den TOP-Mitgliedern moderiert Martin die Community auf der GoKollab-Plattform und stellt sicher, dass alle HighLevel-News, Tipps und Tricks ankommen. Auch Datenschutzthemen werden praxisnah diskutiert. Jasmin Lieffering ist als “Community-DSGVO-Expertin” mit an Bord, um Neueinsteigern die Angst vorm Datenschutz zu nehmen.
GoHighLevel Growth Community – Die exklusive Mitglieder-Community für alle, die HighLevel intensiv nutzen und richtig durchstarten wollen. Hier gibt es tägliche Live-Calls, tiefgehenden Austausch unter Profis, Vorlagen, Templates und persönlichen Support von Martin und seinem Team. Wenn du Teil dieser Community bist (z.B. durch einen Upgrade-Zugang über Martin), profitierst du nicht nur vom Netzwerk, sondern auch von direkter Beratung zu kniffligen Themen – natürlich inklusive Datenschutz-Aspekten. Jasmin steht der Growth Community beratend zur Seite und kann bei Bedarf individuell unterstützen, um z.B. dein Unternehmen wasserdicht aufzustellen.
In all diesen Communities kannst du offene Fragen zum Thema DSGVO stellen – sei es zur richtigen Einrichtung von Double Opt-In, zum Umgang mit einer Behördenanfrage oder einfach zur Kontrolle, ob du an alles gedacht hast. Die Kombination aus erfahrenen HighLevel-Anwendern und einer Profi-Datenschutzbeauftragten wie Jasmin gibt dir die Sicherheit, dass du jederzeit eine Antwort oder zumindest einen guten Rat bekommst. Oft hilft schon der Erfahrungsaustausch: viele haben ähnliche Herausforderungen bereits gemeistert. Also scheue dich nicht, Teil der Communities zu werden. Datenschutz muss kein Albtraum sein – mit der richtigen Unterstützung wird er zum lösbaren Thema, und du kannst dich wieder auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
Jasmin Lieffering individuell kontaktieren: Wenn du ein größeres Projekt planst oder einfach auf Nummer sicher gehen willst, kannst du Jasmin auch direkt als Datenschutzbeauftragte/Consultant hinzuziehen. Gerade bei komplexeren Implementierungen oder wenn du branchenspezifische Anforderungen hast, lohnt sich eine professionelle Begleitung. Über die Community von Martin Dellwing bekommst du die passenden Kontakte vermittelt – sprich Martin oder Jasmin einfach darauf an. Gemeinsam sorgt ihr dann dafür, dass deine Nutzung von GoHighLevel 100% datenschutzkonform aufgesetzt ist. So kannst du beruhigt alle Vorteile der Plattform ausschöpfen, ohne rechtliche Bauchschmerzen.
FAQ – Häufige Fragen zu GoHighLevel und DSGVO
Ist GoHighLevel DSGVO-konform?
Ja, GoHighLevel kann DSGVO-konform genutzt werden, wenn du einen AV-Vertrag abschließt, Transparenz in deiner Datenschutzerklärung schaffst und Einwilligungen (z. B. für E-Mails) korrekt einholst. HighLevel ist seit 2023 unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit GoHighLevel?
Ja, unbedingt. GoHighLevel bietet einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO an. Du solltest diesen vor der Nutzung abschließen – meist erfolgt die Zustimmung automatisch beim Registrieren. Lade dir den Vertrag idealerweise zusätzlich herunter und dokumentiere den Abschluss.
Wie richte ich Double Opt-In mit GoHighLevel ein?
Du nutzt ein Formular + Workflow: Der Kontakt bekommt eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Trigger-Link. Nach dem Klick wird ein Tag gesetzt (z. B. „DOI bestätigt“). Nur bestätigte Kontakte erhalten danach E-Mails. So bist du rechtlich auf der sicheren Seite.
Setzt GoHighLevel Cookies, und brauche ich einen Hinweis?
Ja. Wenn du das Chat-Widget, Tracking oder Funnel-Seiten nutzt, werden Cookies oder Tracker verwendet. Daher brauchst du ein Cookie-Consent-Banner, das vor dem Laden dieser Funktionen die Einwilligung abfragt. Auch die Datenschutzerklärung muss GoHighLevel erwähnen.
Was muss in der Datenschutzerklärung stehen?
Du musst GoHighLevel als Dienstleister benennen, die Art der Datenverarbeitung erklären und auf den Datentransfer in die USA inkl. Absicherung durch den EU-US Datenschutzrahmen hinweisen. Außerdem solltest du Betroffenenrechte und Speicherfristen aufführen.
Wie exportiere oder lösche ich Daten in GoHighLevel?
Daten kannst du über die Exportfunktion im CRM als CSV-Datei sichern. Einzelne Kontakte kannst du direkt löschen. Achte bei Löschanfragen auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen und dokumentiere jede Aktion intern.
Wie nutze ich E-Mail, SMS und WhatsApp DSGVO-konform mit GoHighLevel?
Immer mit Einwilligung: E-Mail nur mit DOI, SMS mit klarer Zustimmung und Abmeldemöglichkeit („STOP“), WhatsApp nur nach aktivem Opt-in. Nutze für WhatsApp geprüfte Templates und informiere in deiner Datenschutzerklärung über die Datenweitergabe an Meta.
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