Workflow AI in GoHighLevel: Automatisierte Workflows mit künstlicher Intelligenz

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Mach deine Automationen intelligenter mit GoHighLevel Workflow AI

GoHighLevel gehört zu den wenigen Plattformen, die künstliche Intelligenz nahtlos in den visuellen Workflow‑Builder integrieren. Die Workflow AI hilft dir nicht nur beim Aufbau neuer Automationen, sondern analysiert bestehende Workflows, schlägt die besten Aktionen vor und sorgt dafür, dass du jeden Schritt richtig konfigurierst. Egal, ob du gerade mit automatisierten Abläufen anfängst oder bereits komplexe Prozesse pflegst – die smarte KI‑Unterstützung nimmt dir Arbeit ab und liefert dir die nächsten Schritte auf dem Silbertablett.

Was ist die Workflow AI?

Die Workflow AI ist Teil des AI Employee‑Pakets und wurde entwickelt, um deine Automationen zu optimieren. Sie basiert auf leistungsstarken Sprachmodellen (z. B. GPT‑4o) und unterstützt dich direkt im Drag‑&‑Drop‑Builder. Mit nur einem Klick auf das AI‑Symbol öffnest du eine Chat‑Box, in der du in natürlicher Sprache Fragen stellst und konkrete Anweisungen gibst. Die KI schlägt dir passende Trigger, Aktionen und Einstellungen vor und erklärt dir jeden Schritt im Detail.

Funktionen der Workflow AI Assistant

  • Erste Workflows bauen: Beschreibe deine gewünschte Automatisierung und erhalte eine Liste mit passenden Triggern und Aktionen. Die AI führt dich Schritt für Schritt durch die Konfiguration.

  • Bestehende Workflows analysieren: Lasse dir komplexe Abläufe von der KI auseinandernehmen und verständlich erklären. So erkennst du Optimierungspotenzial sofort.

  • Fehler reduzieren: Die AI erkennt fehlende Elemente, ungünstige Wartezeiten oder logische Brüche und gibt konkrete Verbesserungsvorschläge.

  • Hilfreiche Antworten: Stelle Fragen zu Triggern, Aktionen oder Best Practices direkt im Chat und erhalte sofortige Antworten – ohne in der Dokumentation zu suchen.

  • Aktionen hinzufügen: Füge mit einem Klick vorgeschlagene Aktionen wie E‑Mail‑Versand, SMS‑Erinnerungen oder Tagging hinzu, während die KI dir gleichzeitig die Konfiguration erklärt.

  • Nächste Schritte planen: Basierend auf deinem Ziel schlägt die AI weitere Fragen oder Schritte vor, damit deine Automation optimal funktioniert.

So nutzt du die Workflow AI im Builder

Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung

  • Automation öffnen oder erstellen: Navigiere über Automation → Workflows und öffne einen bestehenden Workflow oder klicke auf „Workflow erstellen“, um von Grund auf zu starten.

  • AI‑Chat öffnen: Klicke unten links im Builder auf das kleine AI‑Symbol. Die Chat‑Box erscheint, und du siehst verschiedene Optionen wie „Workflow beschreiben“ oder „Beim Aufbau helfen“.

  • Workflow analysieren lassen: Wenn du eine bestehende Automation geöffnet hast, klicke auf „Diesen Workflow beschreiben“. Die AI fasst alle Schritte zusammen und weist auf mögliche Optimierungen hin.

  • Neue Automationen erstellen: Um einen neuen Ablauf zu bauen, beschreibe deine gewünschte Customer‑Journey im Chat. Die KI liefert dir eine Liste mit Triggern und Aktionen und erklärt dir, wie du sie konfigurierst. Wähle die passenden Vorschläge aus und füge sie per Mausklick hinzu.

  • Folgefragen stellen: Nutze den Chat, um Rückfragen zu einzelnen Elementen zu stellen oder alternative Ideen zu erhalten. Die AI reagiert im Kontext deines aktuellen Workflows.

  • Chat exportieren oder löschen: Mit „Chat exportieren“ lädst du die Unterhaltung als Protokoll herunter. Mit „Chat löschen“ startest du eine neue Konversation.

Tipps für effiziente Prompts

  • Formuliere dein Ziel möglichst konkret, z. B. „Sende nach Terminbuchung eine WhatsApp‑Erinnerung und tagge den Kontakt, wenn er nicht antwortet“.

  • Gib bei Follow‑ups Kontext, damit die AI den bisherigen Ablauf berücksichtigt.

  • Nutze die Learn More‑Schaltfläche (Glühbirnensymbol) in Trigger‑ und Aktions‑Fenstern, um sofortiges Hintergrundwissen und Beispiele zum jeweiligen Element zu erhalten.

Wofür du Workflow AI einsetzen kannst

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und decken nahezu jeden Bereich der Kundenkommunikation ab. Hier einige Beispiele:

  • Lead‑Nurturing automatisieren: Die KI erzeugt automatisch E‑Mail‑Sequenzen oder SMS‑Nachrichten, um Leads nach einer Webinar‑Anmeldung zu pflegen.

  • Abgebrochene Warenkörbe zurückgewinnen: Trigger „Abandoned Checkout“ in Shopify und nutze die KI, um personalisierte Erinnerungen per E‑Mail oder SMS zu senden.

  • Terminbestätigungen und Erinnerungen: Lass bei neuen Buchungen automatisch Bestätigungen und Termin‑Erinnerungen verschicken – inklusive Kalender‑Links und individuellen Hinweisen.

  • Kundenservice automatisieren: Generiere mit der GPT‑Aktion Antworten auf häufige Fragen direkt aus dem CRM oder Social Media Chats.

  • Bewertungen anfragen: Nach einem Kauf sendet die KI eine höfliche Bewertungsanfrage, inklusive personalisierter Ansprache.

  • Onboarding begleiten: Begrüße neue Mitglieder mit individuellen Willkommens‑E‑Mails und stelle ihnen automatisch die nächsten Schritte bereit.

Vorteile der KI‑Automationen in GoHighLevel

  • Zeitersparnis und Effizienz: Wiederkehrende Aufgaben wie Follow‑ups oder Termin‑Erinnerungen laufen vollautomatisch ab, sodass du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

  • Verbesserte Kundenerlebnisse: Personalisierte Nachrichten, schnelle Reaktionszeiten und intelligente Empfehlungen steigern die Zufriedenheit deiner Leads und Kunden.

  • Fehlerreduktion: Die KI überprüft Logikfehler, fehlende Elemente und Optimierungsmöglichkeiten und verhindert so kostspielige Lücken in deinen Abläufen.

  • Skalierbarkeit: Egal ob du zehn Kontakte oder zehntausend Kunden verwaltest – mit automatisierten, KI‑gestützten Workflows wächst dein System problemlos mit.

  • Datengestützte Entscheidungen: Funktionen wie Sentiment‑Analyse, Lead‑Scoring und dynamische Content‑Generierung helfen dir, Entscheidungen zu treffen und Kampagnen zu verfeinern.

GPT‑Aktion und externe KI‑Modelle

Neben der Workflow AI steht dir im Workflow‑Builder eine GPT‑Aktion zur Verfügung, um externe Sprachmodelle wie GPT‑4o direkt in deine Automationen einzubinden. Damit kannst du hochkomplexe Aufgaben automatisieren, z. B.:

  • Text‑Analyse und Sentiment‑Erkennung: Lasse eingehende Nachrichten von der KI einschätzen, ob sie positiv oder negativ sind, und reagiere entsprechend.

  • Texte zusammenfassen oder übersetzen: Fasse Support‑Tickets zusammen oder übersetze Nachrichten automatisch in andere Sprachen.

  • Individuelle Antworten generieren: Formuliere dynamische E‑Mails oder Chat‑Antworten, indem du Variablen wie oder als Platzhalter nutzt.

  • Produktempfehlungen & Upsells: Generiere personalisierte Produktvorschläge basierend auf dem bisherigen Kaufverhalten.

Du wählst im GPT‑Aktionsfenster das gewünschte Modell (z. B. GPT‑4o, GPT‑4o‑mini) aus, legst den Temperature‑Wert (Kreativität) fest und definierst deine Prompts. Die Abrechnung erfolgt je nach Modell pro Million Tokens (Beispiel: GPT‑4o ~2,50 $ pro Million Tokens Eingabe). Die Kosten werden transparent weitergegeben.

Workflow AI vs. Conversation AI

GoHighLevel bietet zwei KI‑Lösungen, die jeweils unterschiedliche Stärken haben:

  • Conversation AI: Ideal für Chat‑Bots und vortrainierte FAQs. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche kannst du ohne technisches Wissen sofort starten. Conversation AI arbeitet auf Basis deines Trainingsmaterials und eignet sich für allgemeine Fragen, Terminvereinbarungen und Chat‑Automatisierung.

  • Workflow AI: Gibt dir volle Kontrolle über deine Prompts und Abläufe. Die Einrichtung ist anspruchsvoller, aber du kannst komplexe und maßgeschneiderte Automationen entwickeln – inklusive externer KI‑Modelle. Workflow AI berücksichtigt nicht nur dein Trainingsmaterial, sondern auch öffentliche Informationen (Internet) und den Kontext deiner Anweisungen.

Wenn du schnelle Ergebnisse und einfache Chat‑Automatisierung benötigst, startest du mit Conversation AI. Für maßgeschneiderte Automationen und tiefere Kontrolle ist Workflow AI die richtige Wahl.

Preise & Abrechnung

Die Nutzung der AI‑Funktionen in GoHighLevel ist flexibel gestaltet. Du kannst entweder pro Anfrage zahlen oder ein unbegrenztes Paket buchen:

  • Pay‑Per‑Use: Für die Workflow AI Assistant werden ca. 0,02 $ pro Anfrage berechnet. Bei der GPT‑Aktion erfolgt die Abrechnung basierend auf der Anzahl der verarbeiteten Tokens, gemäß den Preisen von OpenAI (z. B. GPT‑4o: 2,50 $ pro Million Tokens Eingabe). Es gibt keine versteckten Kosten – du zahlst nur das, was HighLevel selbst an OpenAI bezahlt.

  • Unlimited Plan: Für sub‑Accounts steht der AI‑Employee‑Plan für rund 97 $ pro Monat zur Verfügung. Damit nutzen deine Kunden alle AI‑Funktionen unbegrenzt – inklusive Voice AI, Conversation AI, Reviews AI, Content AI, Funnel AI, Workflow AI und Ask AI.

AI Employee aktivieren & verwalten

Um das volle Potenzial der AI‑Automationen zu nutzen, musst du die AI Employee‑Funktionen in deiner Agency aktivieren:

  1. In die Agency‑Ansicht wechseln: Klicke oben links auf den Kontowechsel und wähle „Agency View“.

  2. Einstellungen öffnen: Navigiere links unten zu Einstellungen → Company. Scrolle bis zum Bereich AI Employee und aktiviere den Schalter.

  3. Sub‑Accounts verwalten: Unter Settings → AI Employee findest du für jeden Sub‑Account einen eigenen Toggle. Hier entscheidest du, ob der Sub‑Account Zugriff auf die AI‑Funktionen erhält und ob du Rebilling aktivierst.

  4. Unlimited Plan anlegen: Im Rebilling‑Bereich kannst du einen monatlichen Pauschalpreis festlegen (z. B. 97 $). Deine Kunden sehen diesen Tarif später in den Bereichen Voice AI, Content AI usw. – ideal, um wiederkehrende Einnahmen zu sichern.

Unsere Empfehlung für deinen Start

Nutze die leistungsstarke Kombination aus Workflow AI und GPT‑Aktion, um deine Marketing‑ und Vertriebsprozesse auf das nächste Level zu bringen. Beginne mit einer konkreten Customer‑Journey (z. B. Webinar‑Anmeldung bis Terminvereinbarung) und lass dir von der KI eine strukturierte Automation vorschlagen. Optimiere anschließend deine bestehenden Workflows, indem du Fehler aufdeckst und neue Aktionstypen testest.

Falls du GoHighLevel noch nicht nutzt, starte jetzt die kostenlose Testphase über unsere interne Seite und überzeuge dich selbst von der Stärke der KI‑Automationen. Sobald du bereit bist, kannst du deine Workflows vollständig automatisieren und – dank der AI‑Employee‑Option – sogar als Agentur profitabel weiterberechnen.

Häufig gestellte Fragen zum Workflow AI

Was ist der Unterschied zwischen Workflow AI und Conversation AI?

Conversation AI ist auf Chat‑Bots und vortrainierte FAQs ausgelegt und lässt sich ohne technisches Vorwissen einrichten. Workflow AI hingegen bietet dir maximale Kontrolle über deine Prompts und ermöglicht komplexe, maßgeschneiderte Automationen – inklusive der Einbindung externer GPT‑Modelle. Es berücksichtigt neben deinem Training auch den Kontext deiner Anweisungen und externe Quellen.

Wie aktiviere ich die Workflow AI in meinem Account?

Öffne in der Agency‑Ansicht den Bereich Einstellungen → Company und schalte im Abschnitt AI Employee den Toggle ein. Anschließend kannst du in den Sub‑Account‑Einstellungen festlegen, welche Kunden Zugriff auf die KI‑Funktionen erhalten.

Welche Workflows kann die KI automatisieren?

Die Einsatzgebiete sind nahezu grenzenlos. Typische Beispiele sind Termin‑Erinnerungen, Follow‑up‑E‑Mails nach Webinaren, Abandoned‑Cart‑Kampagnen, Lead‑Nurturing‑Sequenzen, Onboarding‑Prozesse, Bewertungsanfragen, Chat‑Antworten und individuelle Produktempfehlungen. Dank der GPT‑Aktion kannst du sogar Texte zusammenfassen, übersetzen oder sentiment‑analysieren.

Was kostet die Nutzung von Workflow AI?

Im Pay‑Per‑Use‑Modell zahlst du etwa 0,02 $ pro Anfrage. Wenn du die GPT‑Aktion nutzt, richtet sich der Preis nach der Anzahl der Tokens (z. B. 2,50 $ pro Million Tokens Eingabe bei GPT‑4o). Für Sub‑Accounts gibt es einen unbegrenzten AI‑Employee‑Plan für rund 97 $ pro Monat.

Kann ich eigene GPT‑Prompts erstellen?

Ja! Mit der GPT‑Aktion definierst du deine eigenen Prompts. Du kannst dynamische Variablen wie oder nutzen, den Temperatur‑Wert einstellen und sogar zwischen verschiedenen Modellen wählen (GPT‑4o, GPT‑4o‑mini usw.).

Ist Workflow AI auch auf Deutsch verfügbar?

Ja. GoHighLevel und die AI‑Funktionen wurden für den deutschsprachigen Raum lokalisiert. Die Benutzeroberfläche, Dokumentation und AI‑Antworten lassen sich auf Deutsch nutzen, sodass du und dein Team ohne Sprachbarrieren arbeiten könnt.

Kann ich Workflow AI testen, ohne zu bezahlen?

Über unsere Seite kannst du GoHighLevel inklusive Workflow AI 30 Tage lang kostenlos testen. Damit hast du genug Zeit, die Automationen einzurichten und zu prüfen, welchen Mehrwert die KI für dein Unternehmen bietet.

Gibt es Datenschutz‑Bedenken bei der Nutzung von KI?

GoHighLevel hält sich an strenge Datenschutzstandards. Deine Daten werden verschlüsselt übertragen und gemäß DSGVO verarbeitet. Bei der Nutzung externer Modelle wie GPT werden die Eingaben ausschließlich zur Erzeugung der Antwort verwendet. Für sensible Informationen solltest du dennoch prüfen, welche Inhalte an die KI gesendet werden dürfen.